Mitä kannattaa ottaa huomioon, kun varaa DJ:n?

DJ:n varaaminen näyttää helpolta: etsi joku, joka kuulostaa hyvältä, ja sovi päivä. Suurin osa juhlissa vastaan tulevista ongelmista johtuu kuitenkin asioista, joita ei koskaan sanottu ääneen: paikalta puuttui äänentoisto, illallinen venyi tai DJ ei tiennyt, keitä yleisössä oli. Tämä opas käy varauksen läpi siinä järjestyksessä kuin se etenee, jotta tiedät, mitä kussakin vaiheessa pitää päättää ja kysyä.

Ennen kuin lähetät pyynnön

Mitä enemmän tiedät yhteyttä ottaessasi, sitä parempia ehdotuksia saat. Kolmen asian pitäisi olla selvillä ennen kuin lähetät pyynnön.

Päivämäärä, kellonaika ja esiintymisaika

Älä kirjoita vain sitä, milloin juhlat alkavat, vaan myös milloin musiikin pitää alkaa ja loppua. Illallinen puheineen voi kestää kolme tuntia ennen kuin tanssit pääsevät käyntiin, ja se vaikuttaa sekä siihen, kuinka kauan DJ:n pitää olla paikalla, että hintaan. Varaa aikaa myös kaluston kantamiseen ja pystyttämiseen, usein tunti ennen ensimmäistä kappaletta.

Paikka ja äänentoisto

Selvitä, onko paikalla oma äänentoisto, kuinka suuri tila on ja milloin DJ pääsee sisään. Ravintoloissa ja hotelleissa on usein äänentoisto, johon DJ voi kytkeytyä, mutta vuokratussa juhlatilassa sitä on harvoin. Kysy myös mahdollisista äänirajoituksista, esimerkiksi desibelirajasta tai kellonajasta, jolloin musiikkia pitää hiljentää.

Budjetti

Ammatti-DJ maksaa yleensä 500–1 400 € illalta. Päätä, paljonko olet valmis käyttämään, ennen kuin alat vertailla, ja muista, että äänet, valot ja matkat eivät aina sisälly hintaan. Oppaassa paljonko DJ maksaa käymme läpi, mikä vaikuttaa hintaan.

Kun valitset DJ:n

Paras DJ häihin ei aina ole paras klubi-iltaan. Katso siis, missä DJ on oikeasti soittanut, eikä vain sitä, kuinka paljon seuraajia hänellä on. Kuuntele miksaus tai pätkä vastaavasta tapahtumasta ja lue muiden varaajien arvioita. DJ, jolla on kokemusta samanlaisista tapahtumista, osaa lukea yleisöä, tietää, milloin tempoa kannattaa nostaa, ja hallitsee puheet ja muut ohjelmanumerot. Voit kuunnella miksauksia ja vertailla profiileja suoraan, esimerkiksi Helsingin DJ:iden joukosta.

Kuvaile yleisö niin konkreettisesti kuin pystyt: ikähaarukka, kuinka moni yleensä tanssii ja mikä musiikki toimii porukallanne aina. Mainitse muutama kappale, joka pitää soittaa, ja muutama, jota ei missään nimessä saa soittaa. Se kertoo enemmän kuin genre.

Tämä kuuluu sopimukseen

Selkeä sopimus suojaa sekä sinua että DJ:tä. Sen ei tarvitse olla pitkä, mutta sen pitäisi kattaa seuraavat asiat.

• Päivämäärä, osoite, saapumisaika ja tarkat esiintymisajat.
• Hinta, mitä siihen sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen, esimerkiksi äänet, valot ja mikrofoni.
• Mitä tapahtuu, jos ilta venyy, ja ylityön hinta.
• Miten ja milloin maksu suoritetaan.
• Mitä tapahtuu, jos jompikumpi joutuu perumaan.

Kun varaat Jockyn kautta, sopimus tehdään palvelussa ja laskutus hoituu samassa paikassa, joten kaikki on koottu yhteen.

Viikkoa ennen juhlia

Juttele DJ:n kanssa pari päivää etukäteen. Lähetä illan aikataulu, jossa näkyvät alkumaljan, illallisen, puheiden ja tanssien ajankohdat, sekä paikalla olevan yhteyshenkilön nimi. Jos teillä on jokin erityinen kappale, esimerkiksi häävalssi tai sisääntulokappale, DJ:n pitää saada se hyvissä ajoin. Varmista myös pysäköinti, kulkureitti ja DJ-pöydän paikka.

Illan aikana

Nimeä henkilö, jonka puoleen DJ voi kääntyä, niin sinun ei itse tarvitse vastailla kysymyksiin kesken juhlien. Anna DJ:n hoitaa tanssilattia. Kokenut DJ näkee, mikä toimii, ja mukautuu yleisöön, eikä ilta yleensä parane siitä, että vieraat ottavat musiikin haltuunsa puhelimesta. Toivekappaleet ovat ihan hyvä asia, kunhan ne esitetään DJ:lle eikä kukaan ota musiikkia haltuunsa.

Yleisimmät virheet, jotka kannattaa välttää

Yleisin virhe on varata liian myöhään, varsinkin kesälauantaille ja pikkujoulukaudelle. Toiseksi yleisin on unohtaa äänentoisto, jolloin DJ saapuu ilman kaiuttimia paikkaan, jossa niitä ei ole. Muita klassikoita ovat liian lyhyt esiintymisaika, tarjous, josta ei käy ilmi, mitä hintaan sisältyy, ja se, ettei kukaan paikalla tiedä, mitä on sovittu. Kaikki nämä voi välttää selkeällä pyynnöllä ja kirjallisella sopimuksella.

Kun olet valmis, voit varata DJ:n Jockyssa. Jos suunnittelet häitä, meillä on myös opas häämusiikista.

Usein kysyttyä DJ:n varaamisesta

Kuinka paljon etukäteen DJ kannattaa varata?

Varaa heti, kun päivä ja paikka ovat selvillä. Häihin, kesälauantaille ja pikkujoulukauden viikonloppuihin on viisasta varata useita kuukausia etukäteen, koska moni DJ on muuten jo varattu. Tavallisiin juhliin tai baari-iltaan muutama viikko riittää yleensä.

Mitä DJ:lle lähetettävään pyyntöön kannattaa kirjoittaa?

Kirjoita päivämäärä, osoite, milloin musiikin pitää alkaa ja loppua, arvioitu vierasmäärä ja millainen tapahtuma on kyseessä. Kuvaile yleisö ja musiikki, esimerkiksi nimeämällä muutama kappale, joita pitää soittaa, ja muutama, joita ei saa soittaa. Kerro myös, onko paikalla oma äänentoisto, niin DJ tietää, mitä hänen pitää ottaa mukaan.

Pitääkö DJ:n kanssa tehdä sopimus?

Kyllä, kirjallinen sopimus on erittäin suositeltava pienempiinkin juhliin. Siinä pitäisi mainita kellonajat, hinta, mitä hintaan sisältyy, mitä ylityö maksaa ja mitä tapahtuu, jos juhlat perutaan. Kun varaat Jockyn kautta, sopimus tehdään palvelussa.

Mitä tapahtuu, jos DJ sairastuu?

Sopimuksessa pitäisi lukea, mitä tehdään, jos DJ ei pääse paikalle. Monella DJ:llä on kollegaverkosto, josta löytyy tyyliltään samanlainen sijainen. Kysy asiasta ennen varaamista, niin tiedät, miten toimitaan, jos niin käy.

Voivatko vieraat toivoa kappaleita?

Kyllä, useimmat DJ:t ottavat toiveita mielellään vastaan, kunhan ne esitetään DJ:lle. Kerro etukäteen, jos on kappaleita tai genrejä, joita ei saa soittaa, niin DJ voi kieltäytyä toiveista, jotka eivät sovi iltaan.