Varaa DJ yritystapahtumaan: näin ilta onnistuu

DJ voi ratkaista, lähdetäänkö yritysjuhlista kotiin jo kymmeneltä vai puhutaanko niistä vielä koko seuraava viikko. Yritystapahtuma ei kuitenkaan ole samanlainen kuin yksityiset juhlat. Yleisö on kirjavaa, ohjelma on täynnä puheita ja ohjelmanumeroita, ja varaajan pitää pystyä perustelemaan kulu jälkikäteen. Tämä opas käy läpi, mitä kannattaa ottaa huomioon, kun varaat DJ:n pikkujouluihin, kick-offiin, kesäjuhliin tai asiakastilaisuuteen.

Mikä erottaa yritystapahtuman yksityisjuhlista?

Kolme asiaa. Yleisö koostuu kaikenikäisistä ja erimakuisista kollegoista, jotka eivät aina tunne toisiaan. Illassa on ohjelma, jossa on puheita, palkintojenjakoja tai esityksiä, ja musiikin pitää mukautua niihin. Lisäksi ilta kertoo jotain yrityksestä, joten sävyllä on merkitystä: musiikin pitää tuntua harkitulta, ei sattumanvaraiselta. Yritystapahtumiin tottunut DJ osaa rakentaa tunnelmaa tilassa, jossa ihmiset haluavat ensin jutella ja seurustella ja vasta sitten tanssia.

Erilaiset yritystapahtumat

Asiakastilaisuus vaatii erilaisen DJ:n kuin pikkujoulut. Asiakastilaisuudessa musiikin pitää pysyä taustalla eikä koskaan peittää keskusteluja, kun taas pikkujoulujen pitää usein päättyä täyteen tanssilattiaan. Kerro jo pyynnössä, millaisesta illasta on kyse. Jos suunnittelet pikkujouluja, katso myös ohjelmaa pikkujouluihin: trubaduuri, stand up ja joulutietovisa.

Näin valitset oikean DJ:n

Kysy DJ:n kokemuksesta samankokoisista yritystapahtumista kuin omasi. Pääasiassa klubeilla soittava DJ voi olla loistava DJ-pöydän takana, mutta tottumaton puheisiin, mikrofoneihin ja aikatauluihin. Pyydä pätkä tai miksaus sekä referenssejä muilta yrityksiltä. Kiinnitä huomiota myös siihen, kuinka nopeasti ja selkeästi DJ vastaa pyyntöösi, sillä se kertoo paljon siitä, miten yhteistyö sujuu. Onko tapahtuma Helsingissä? Katso DJ:t Helsingissä, niin näet lähimmät DJ:t ensin. Jos haluat illalle jotain erityistä, DJ:n kanssa soittava saksofonisti voi nostaa tanssilattian tunnelmaa, ja livebändistä voi tulla illan kohokohta.

Briiffi DJ:lle

Varauksen tärkein osa on tieto, jonka DJ saa etukäteen. Lähetä lyhyt briiffi, jossa kerrot seuraavat asiat.

• Ohjelma, jossa näkyvät alkumaljan, illallisen, puheiden, palkintojenjaon ja tanssien ajankohdat.
• Vierasmäärä, ikähaarukka ja kuinka paljon porukka yleensä tanssii.
• Musiikki, joka pitää soittaa, esimerkiksi sisääntulokappale tai yrityksen oma laulu, sekä musiikki, jota ei soiteta.
• Kuka vastaa ohjelmasta ja on DJ:n yhteyshenkilö illan aikana.
• Mahdollinen pukukoodi tai teema, jotta DJ sopii joukkoon.

Muista, että klubille sopivat sanoitukset eivät aina sovi yritysjuhliin. Pyydä DJ:tä välttämään rivoja sanoituksia sisältäviä kappaleita, jos se on sinulle tärkeää, tai soittamaan radioversioita.

Äänentoisto, äänitaso ja tila

Selvitä, millainen äänentoisto paikalla on ja onko puheita varten mikrofoni. Hotelleissa ja kokouspaikoissa on usein äänentoisto, mutta sitä ei ole aina mitoitettu tanssimusiikille. Jos mukana on tapahtumatoimisto tai tekniikkatoimittaja, varmista, että DJ ja teknikot ovat yhteydessä ennen tapahtumaa, jotta kaikki toimii yhdessä. Sovi äänitaso, jolla ihmiset pystyvät juttelemaan alkumaljojen ja illallisen aikana, ja se, milloin on aika nostaa volyymia. Jos sinun pitää vuokrata äänentoisto itse, meillä on opas kaiuttimien vuokraamisesta juhliin.

Hinta, sopimus ja lasku

Ammatti-DJ maksaa yleensä 500–1 400 € illalta. Pikkujoulukaudella, perjantaisin ja pitkissä keikoissa hinta on usein haarukan yläpäässä, ja äänet, valot ja matkat voivat tulla lisäksi. Tarkista, sisältääkö hinta arvonlisäveron, sillä yrityksille hinnat ilmoitetaan usein ilman alv:tä.

Yritykselle on tärkeää, että kaikki on jälkikäteen kunnossa. Sopimuksessa pitäisi mainita kellonajat, hinta, mitä hintaan sisältyy ja mitä ylityö maksaa, ja lasku pitäisi osoittaa yritykselle oikealla laskutusviitteellä. Kun varaat Jockyn kautta, sopimus tehdään palvelussa ja saat asianmukaisen laskun, oli DJ:llä oma yritys tai ei. Lue lisää siitä, paljonko DJ maksaa.

Milloin kannattaa varata?

Pikkujoulukausi marras- ja joulukuussa on yritysjuhlien kysytyintä aikaa, ja kokeneimmat DJ:t varataan kauan etukäteen, varsinkin perjantaiksi ja lauantaiksi. Varaa heti, kun päivä ja paikka on päätetty. Tavallisena arkipäivänä pidettävään kick-offiin tai asiakastilaisuuteen muutama viikko riittää usein. Lue myös, mitä DJ:tä varatessa kannattaa ottaa huomioon, tai varaa DJ suoraan Jockyssa.

Usein kysyttyä DJ:n varaamisesta yritystapahtumaan

Paljonko DJ maksaa yritystapahtumaan?

Ammatti-DJ maksaa yleensä 500–1 400 € illalta. Pikkujoulukaudella, perjantaisin ja pitkissä keikoissa hinta on usein haarukan yläpäässä, ja äänet, valot ja matkat voivat tulla lisäksi. Tarkista, sisältääkö hinta arvonlisäveron.

Kuinka paljon etukäteen DJ pikkujouluihin kannattaa varata?

Varaa heti, kun päivä ja paikka on päätetty. Pikkujoulukausi marras- ja joulukuussa on yritysjuhlien kysytyintä aikaa, ja kokeneet DJ:t varataan kauan etukäteen, varsinkin perjantaiksi ja lauantaiksi.

Mitä DJ:lle kannattaa lähettää ennen yritystapahtumaa?

Lähetä ohjelma, jossa näkyvät alkumaljan, illallisen, puheiden ja tanssien ajankohdat, vierasmäärä ja ikähaarukka, musiikki, jota soitetaan ja jota ei, sekä ohjelmasta vastaavan henkilön nimi. Kerro myös paikan äänentoistosta ja siitä, onko mukana tapahtumatoimisto tai teknikko.

Saako yritys laskun, kun varaa DJ:n?

Kyllä. Kun varaat Jockyn kautta, yritys saa asianmukaisen laskun ja sopimus tehdään palvelussa, oli DJ:llä oma yritys tai ei. Ilmoita laskutusviite tai kustannuspaikka jo pyynnössä.

Millainen musiikki sopii yritysjuhliin?

Musiikki, joka toimii kaikenikäisille, klassisista juhlabiiseistä ajankohtaisiin hitteihin. Anna DJ:n lukea yleisöä ja rakentaa tunnelmaa, ja pyydä radioversioita, jos rivot sanoitukset eivät sovi tilaisuuteen.